手書きの方が心がこもっていていい。定年間際でパソコンを殆ど使わない特殊な環境にいる方なら分かりますが、もはやメールはビジネスにとって必要不可欠なツールです。仕事の進行状況や得意先への連絡など、殆どのやりとりがメールを使って行われる時代です。1億総メール時代といっても過言ではありません。しかし、メールと手書き、共通している事が一つあります。それは、メールの中身も手書きの内容もビジネス用語を使う事です。確かに、メールによって気軽に送れるようになりましたが、その分だけ丁寧なメール、人や場所に合ったメールを送る必要があります。

友達には「元気?」と送れても、上司や取引先に同じメールは送れないですよね。この場合は「ご機嫌いかがでしょうか?」といった文面のメールを送る必要があります。今回は、そんな「ビジネスメール」で使われる、意外と無意識のうちに使っている言葉と、その言い換え方法を紹介してみょうと思います。

●意外と知らないビジネスメールの基本。「きちんとした敬語と表現がすぐに見つかる」

・メールのデメリット

〜蠎蠅読んだのか分からない。
【対応策】
メールの本文に「メールをご覧になったら、恐れ入りますが、ご覧になったという簡単なお返事だけでもいただけないでしょうか」など一言添えるか、大事な用件の場合は電話を確認するといい。
∩蠎蠅糧娠かわからない。
【対応策】
「ご不明な点がありましたら、お手数ではございますが、ご連絡いただけますでしょうか」などのフレーズを添えると、相手が了解したかどうか知る助けになる。
・メールが使えない場面

‖腓なミスをしたとき。
まずはメールで謝罪し、ワンクッションおいて電話をする。直接謝罪に訪れるなどという使い方ならいいでしょう。メールだけですませてはならない。

遅刻・欠勤するとき。
遅刻・欠勤するときは、基本的には電話で伝えましょう。電話ができない、通じない状況であれば、その旨書き添えてメールしましょう。

5泙のとき。
すぐにお願いしなければならないことや直前の変更などは、必ず電話しましょう。打ち合わせ日時の変更なども、1週間前ならともかく、明日・明後日の急な場合は電話で連絡しましょう。

一目で内容が分かる件名を付けよう。
件名のNGフレーズ
・お問い合わせ
・お願い
・お知らせ
・打ち合わせの件
・先日お問い合わせいただいた○○商品について、納品日をご連絡いたします
・要返事/24年度忘年会について
・○○会社の矢木です。
件名のOKのフレーズ
・○○商品の御見積もりに関してのお問い合わせ
・幹事会資料、再送付のお願い
・【お知らせ】7月7日開催 若手勉強のスタート時間
・9月30日の打ち合わせの件
・○○商品の納品日のご連絡
・○○会議資料の訂正
●ビジネスメールの言い換え辞典。
おつかれさま
【言い換え】いつもお世話になり、まことにありがとうございます
わかりました
【言い換え】かしこまりました
教えてください
【言い換え】ご教示いただければ幸いです
ごちそうさまでした
【言い換え】あんなに美味しい○○をいただいたのは、はじめてです
はじめまして
【言い換え】はじめてご連絡いたします。○○会社の矢木太郎と申します
久しぶり
【言い換え】ご無沙汰しております
続けて送ります
【言い換え】失礼ながら重ねて申し上げます
おめでとう
【言い換え】心からお祝いを申し上げます
すみません
【言い換え】大変申し訳ございませんでした
反省しています
【言い換え】お詫びします
これから説明します
【言い換え】ご説明申し上げます
送りました
【言い換え】〜をお送りいたしましたので、ご確認ください
お願いします
【言い換え】お願いできれば幸いです
連絡してください
【言い換え】ご一報いただけないでしょうか
いま、どんな状況ですか
【言い換え】いかがなりましたでしょうか
困っているので、善処してくたさい
【言い換え】はなはだ迷惑こうむっています
お断りします
【言い換え】お受けいたしかねます
大丈夫です
【言い換え】問題ございません
お知らせです
【言い換え】ご通知申し上げます
ではよろしく
【言い換え】なにとぞよろしくお願い申し上げます